휴가를 갔다오면 이메일이 쌓여있죠. 출근 첫날의 큰 부담입니다. 그렇다고 휴가 중에 외부에서 계속 업무 메일을 확인하는건 못할 짓이죠. Entrepreneur에 이와 관련된 조언이 실렸기에 소개합니다.
1. 휴가 떠나기 전
중요한 사업 연락처에 휴가로 자리를 비우는 것을 미리 말해야 합니다. 가까운 동료와 타부서 사람들에게도 말해야 합니다. 중요한 업무를 대신할 사람이 있다면 이 사람의 연락처도 알려 놓아야 합니다.
이렇게 미리 알려놓으면 이메일이 쌓이는 것도 줄겠지만, 고객과 사업 파트너의 신뢰도 쌓을 수 있습니다. 상대를 귀하게 보는 거리까요.
2. 휴가 중에
자동 응답 메시지를 보내는 것은 별로 효과적이지 못합니다. 고객에게 그 응답 메일에 나온 사람에게 다시 한번 연락해야하는 수고를 하게 만드니까요.
대신에 자신의 업무를 대신할 사람에게 자동으로 메일이 재전송 되도록 하는 것이 좋습니다. 만약 모든 이메일이 재전송 되는 것이 싫다면, 가끔씩 모바일 기기 등으로 외부에서 이메일 목록을 확인한 후에 정말로 중요한 것만 재전송하거나 답변하면 됩니다. 나머지 대부분은 무시하고요.
3. 복귀 후에
복귀 전에 얼마나 많은 시간을 이메일 보는데 쓸지 정하라는 군요. 이 시간을 며칠에 걸쳐 쓰는 거죠. 그러면 복귀 후에 메일 보느라 진이 빠지지 않고 며칠에 걸쳐 하루에 일정 시간만 메일 보는데 쓸 수 있습니다. 다른 중요한 업무를 할 시간이 생기는 거죠.
메일도 시간이 아닌 발신자로 정렬해서 보면 유용합니다. 중요한 고객의 메시지를 바로 확인 할 수 있습니다. 그리고 매일매일 여러가지 훌륭한 글을 보내주는 메일 서비스를 구독하고 있다면, 해당 글들은 다 삭제하면 됩니다. 내일도 새로운 메일이 오니까요.
특정 제목으로 검색하는 방법도 있습니다. 보고서 같은 단어로 검색한 것은 읽고, 동향 같은 단어로 검색한 것은 바로 지울 수 있겠네요.
위의 방법으로 하면 수백개 쌓이는 이메일도 금방 처리가 가능하겠네요. 하루 이틀만 비워도 쌓이는 수량이 많아 매번 버거워서 스마트폰으로 메일을 확인했었죠. 하지만 사무실 밖에서 업무 메일 보는건 재미없고 비효율적이더군요. 이번 여름에는 위 방법을 사용해봐야겠네요.
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